La registrazione fatture è la prima operazione, la più basilare, per la tenuta della contabilità di un’azienda e necessaria per procedere con i successivi adempimenti, come le liquidazioni periodiche o la Dichiarazione IVA. Personalmente, il mio tirocinio e penso anche quello di molti altri, è iniziato proprio dalla registrazione delle fatture di acquisto e vendita. Ma a quei tempi si faceva a mano, sfogliando faldoni e raccoglitori di fatture.
Dal 2019 la situazione è completamente cambiata. Con l’avvento della fatturazione elettronica, inizialmente traumatica ma oggi indispensabile, la registrazione delle fatture è diventata incredibilmente più semplice e veloce. Sono diverse le case software che hanno aggiornato i propri gestionali per emettere e registrare le fatture elettroniche, dematerializzando tutto il processo e rendendo tutto più veloce.
Prima di vedere come avviene la registrazione fatture nei diversi gestionali, facciamo qualche premessa sulle tempistiche di emissione e registrazione.
- Emissione fatture
- Registrazione fatture attive e passive
- Registrazione nei gestionali
- Come procedere alla registrazione delle fatture?
Tempi di emissione della fattura
I tempi di emissione variano a seconda della tipologia del bene o servizio ceduto:
- Cessione di beni
- Mobili: La fattura va emessa alla data di spedizione/consegna del bene;
- Immobili: alla data di trasferimento della proprietà, tramite atto o contratto;
- Prestazione di servizi: La prestazione va fatturata quando il corrispettivo viene incassato.
Individuato il momento dell’operazione, la fattura va emessa e trasmessa entro 12 giorni al Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle entrate in formato elettronico.
Tempistiche di registrazione della fattura
Se la fattura viene emessa nel mese dell’operazione, non ci sono particolari accorgimenti in fase di registrazione. Il cliente la riceve e la registra nello stesso mese. Però a volte non è così.
Fatture emesse
Per quanto riguarda le fatture emesse, la loro registrazione nel registro vendite può avvenire entro il 15 del mese successivo a quello di effettuazione delle operazioni.
Facciamo un esempio. Se la vendita è stata effettuata il 30 marzo, ho emesso la fattura il 5 aprile. Ho tempo fino al 17 aprile per trasmetterla al SDI. Posso registrarla entro il 15 aprile, dato che marzo è il mese in cui l’operazione è avvenuta. In questo caso l’iva confluirà comunque nella liquidazione di marzo, anche se la fattura è stata emessa e registrata ad aprile.
Fatture d’acquisto
Per le fatture d’acquisto il ragionamento è simile. Posso registrare la fattura solo dopo averla ricevuta. In questo caso fa fede la data di notifica del SDI. Tuttavia posso detrarre l’iva nel mese in cui è stata effettuata l’operazione.
Torniamo all’esempio di prima, ma mettiamoci nei panni del cliente che riceve la fattura. Il sistema di interscambio mi recapita la fattura il 5 aprile, nel caso in cui è trasmessa al SDI e ricevuta nello stesso giorno dell’emissione, ma l’operazione è relativa a marzo. In questo caso posso registrarla il 5 aprile, o una data successiva, e detrarre l’iva nel mese di marzo.
Registrazione fatture sui programmi gestionali
Come detto all’inizio, ormai la registrazione delle fatture non si fa più manualmente da tempo e grazie alla fatturazione elettronica è possibile automatizzare di molto questo processo.
Nel seguente video vedremo come contabilizzare le fatture nei gestionali più comuni
Registrazione fatture su eBridge Buffetti
Su questo gestionale si inizia dalla voce Collegamenti, Acquisizione da file XML, e procedere all’acquisizione delle fatture passive o attive. Ovviamente questo è possibile se si è fatta preventiva richiesta all’ag. delle entrate che renderà disponibile il file entro 5 giorni lavorativi. Possono essere fatte fino a 3 richieste al giorno, e ognuna di esse può contenere al massimo 3 mesi.
Terminata l’importazione si aprirà una maschera con i dati essenziali delle fatture ed è possibile visualizzarne l’anteprima.
Import fatture su Datev Koinos
Si parte innanzitutto dalla sezione Importazione di prima nota, dove è possibile scegliere il tipo di importazione: da Servizi telematici (cioè dal sito Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle entrate), dal Pannello di collaborazione all’interno del programma, da file xml scaricato sempre dal sito dell’ag. entrate o da altri gestionali.
Dopo l’importazione il programma acquisisce già le informazioni principali ai fini della registrazione, con la possibilità di aprire l’anteprima della fattura per verificarne la correttezza.
Importazione e registrazione fatture con TeamSystem
Anche sul TS Studio o TS Azienda di TeamSystem è possibile importare le fatture elettroniche da diverse fonti per poi procedere alla contabilizzazione.
In questo caso si comincia dal comando ECONS, poi se le fatture sono gestite internamente si può procedere direttamente al prelievo dall’apposito pulsante all’interno della Gestione fatture Attive o Passive, altrimenti si dovrà procedere alla richiesta dal sito dell’agenzia e al caricamento sulla piattaforma TS Digital dal pulsante Caricamento XML esterni.
Scaricate le fatture, è possibile procedere alle mappature per personalizzare e velocizzare la contabilizzazione. Anche in questo caso è possibile verificare l’anteprima delle fatture.
Registrazione fatture elettroniche: come procedere?
Anche se ormai è tutto molto automatizzato, la registrazione delle fatture con conseguente liquidazione dell’iva è uno dei principali compiti del consulente, che impiega la maggior parte del tempo delle risorse dello studio.
Ma c’è una soluzione.
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